Kako postati odličen vodja sestanka, ki zna skupino ljudi pripeljati do sklepov oz. skupne odločitve

NAMEN

Živimo v naglici hitrih odločitev, stremimo po učinkovitih dogovorih. Prav zato iščemo načine, kako bi sestanki čim bolje zaživeli v praksi. Radi bi se izognili brezplodnemu razpravljanju in zapravljanju dragocenega časa. Kaj lahko storimo, da dosežemo želeno?

Morda ugotavljamo, da na sestanku sodeluje samo nekaj udeležencev, zato težko usklajujemo interese vseh prisotnih, iščemo skupne rešitve ali predloge in oblikujemo trdne sklepe. Kaj potrebujemo? Potrebujemo spretnosti vodenja in moderiranja sestanka, da pridemo do skupnega dogovora, ki se bo izpeljal v praksi.

VSEBINA

1. KAKO NA SESTANKIH NAJPOGOSTEJE KOMUNICIRAMO

• kako se najpogosteje pogovarjamo
• kaj je primerno oziroma zaželeno in kaj bi bilo treba opustiti
• kaj pomeni, da ima vsak človek svoje filtre in svoj model sveta
• kaj lahko dosežemo, če upoštevamo temelje asertivnega komuniciranja in izhajamo iz predpostavke: jaz sem v redu, ti si v redu

2. PRIPRAVA NA SESTANEK

• kakšne informacije kot vodja in kot udeleženec potrebujem, da bom na sestanku učinkovit
• kako se lahko pripravim
• kaj je namen in kaj cilj sestanka
• kakšna bo moja vloga
• kakšna bodo pravila igre

3. KAKO VZPOSTAVIMO STIK S SOGOVORNIKI

• kako vzpostavimo stik in postavimo temelje, da komuniciranje med udeleženci lahko zaživi
• kaj storimo, da bomo razumeli druge in bodo drugi razumeli nas:
  • kako pojasniti svoje razumevanje, razmišljanje in svoj pogled na stvari
  • kdaj bo primeren čas, da o tem spregovorimo
  • kako predstaviti dejstva
  • sogovornikom bo treba omogočiti, da predstavijo svoje videnje oziroma razumevanje problema
• dve temeljni stopni pogovora: stopnja razumevanja in stopnja vrednotenja

4. TEMELJNA NAČELA VODENJA SESTANKA

• kaj storiti, če udeleženci sestanka ne spoštujejo pravil igre (dnevni red, časovna omejitev …)
• pogovarjamo se na ravni argumentov, ne na ravni osebnosti
• usmerimo se na interese, ne na položaje oziroma stališča:
  • problem postavimo pred odgovor
  • glejmo naprej, ne nazaj
• ne spreminjajmo sogovornikovih stališč, ampak poiščimo več mogočih rešitev
• dokazujmo na temelju objektivnega merila

5. VODENJE SESTANKA – SKUPAJ, NE VSAK ZASE

• kaj pomeni, da je treba udeležence najprej združiti, potem jih osredotočiti in na koncu razgibati, da skupaj poiščemo rešitve
• kako doseči skupni cilj
• kako izdelati t. i. katalog ukrepov (kako se bodo sklepi sestanka uresničevali v praksi) in določiti »kontrolorja« (kdo bo po sestanku preverjal, če se aktivnosti odvijajo po dogovoru)

6. SESTANEK KOT DOBRO MODERIRAN PROCES

• kdaj je smiselno sestanek moderirati
• razlika med vodjo in moderatorjem sestanka
• kakšne moderacijske tehnike (analiza manjkajočih delov, ribja kost, pogajalski model …) bodo primerne za uspešno vodenje oziroma moderiranje sestanka

CILJI – koristi za udeležence

• Spoznali boste, kako naj poteka komuniciranje med udeleženci sestanka.
• Naučili se boste, kako se na sestanek pripraviti.
• Spoznali boste, kakšne vrste sestankov imamo.
• Naučili se boste, kako sestanek začeti, predstaviti in sprejeti dnevni red ter postaviti pravila igre, pomembne za nemoten potek sestanka.
• Preverili boste, kako voditi sestanek in upoštevati temeljne stopnje sestanka.
• Naučili se boste, kako na sestanku usmerjati »težavne« sogovornike.
• Spoznali boste pristope, kako nadaljevati, če pride do konfliktne situacije.
• Naučili se boste, kako določiti cilje, spoznati interese ali stališča udeležencev ter oblikovati končne sklepe.
• Spoznali boste temeljne moderacijske tehnike, ki vam bodo pomagale do hitrejših in učinkovitih dogovorov sestanka.

IZVEDBA DELAVNICE

V živo ali on-line z različnimi spletnimi orodji (Zoom, MS Teams); število ur v enem srečanju po dogovoru z naročnikom.

METODE DELA

Učna delavnica – predavanje, vaje, diskusija, individualno delo, delo v dvojicah in manjših skupinah, študije primerov, simulacije vsakdanjih situacij.

TRAJANJE

Temeljni program obsega16 pedagoških ur, skrajšani pa 8 pedagoških ur, pri čemer zaradi manjšega števila ur program vsebuje manj praktičnih vaj in primerov. Kadar pa želimo posameznike v skupini temeljito izuriti, naj usposabljanje traja vsaj 24 pedagoških ur.

ŠTEVILO UDELEŽENCEV

Na delavnici je zaželenih največ 20 udeležencev, na treningih pa do 10 udeležencev. Seveda se glede na naročnikove želje oz. potrebe število udeležencev prilagodi.

CENA

Cena posamezne oblike – delavnice, treninga ali zgolj predavanja – je odvisna od več dejavnikov: trajanja, števila udeležencev, dodatne priprave zaradi želja naročnika, analize njihovega trenutnega stanja in priprave konkretnih možnih rešitev … Zato jo oblikujemo skupaj z naročnikom.